Mandat et organisation du Registrariat

Registraire

Le mandat confié au registraire par les règlements de l’Université porte sur les dossiers officiels des candidats et des étudiants, d’une part, sur l’information officielle relative aux programmes et aux cours, d’autre part.

Le registraire remplit ce mandat à l’aide d’équipes qui relèvent de sa responsabilité, à savoir le bureau du recrutement, l’admission, les dossiers universitaires et les services administratifs.

Bureau du recrutement

Cette unité transmet des informations sur les programmes d’études des trois cycles offerts à l’UQAM. Ainsi, les candidats aux études universitaires d’ici et d’ailleurs peuvent faire un choix éclairé qui répond à leurs intérêts et leurs aptitudes.

S’adressant à différents publics, l’équipe du Bureau du recrutement participe et organise, en collaboration avec les unités académiques et les services concernés, au sein de l’université ou à l’extérieur de ses murs, de nombreuses activités. Lors de ces dernières et selon différents modes, le personnel œuvrant au recrutement rencontre des candidats et échange avec eux sur les programmes offerts à l’UQAM, la qualité de l’encadrement, la diversité des formules pédagogiques (travail sur le terrain, stages en entreprise, laboratoires, voyages d’études, etc.), le dynamisme de la recherche et de la création, de même que sur le financement des études et le soutien visant la réussite du cheminement académique. Les activités pour attirer de nouveaux étudiants prennent notamment la forme de Portes ouvertes et de séances d’information à l’Université, de visites et présentations dans les cégeps, les collèges et les écoles secondaires du Québec, de salons de l’éducation, de missions à l’étranger et d’une présence dans les médias sociaux. Des outils d’information destinés aux différents publics de même qu’aux influenceurs, par exemple les parents et les personnes œuvrant en orientation, sont également produits par ce service.

Le Bureau du recrutement offre par ailleurs à toutes les unités académiques de l’UQAM, un soutien dans leurs efforts de recrutement et dans la promotion de leurs programmes d’études.

Service de l’admission

Cette unité reçoit les demandes d’admission aux programmes de premier, de deuxième et de troisième cycles. Elle constitue les dossiers des candidats, étudie l’admissibilité, les soumet aux comités de sélection ou d’admission, reçoit les recommandations de ces derniers et prononce l’admission des candidats. C’est à elle que sont adressées les demandes d’appel.

Elle assure, par ailleurs, l’application des règlements universitaires relatifs à l’admission et aux politiques d’admission en vigueur, interprète les règlements et règle en première instance, sur recommandation du doyen ou du directeur de programme concerné, les cas litigieux en matière d’admission.

Service des dossiers universitaires

Cette unité est responsable de la conservation et de la mise à jour du dossier officiel de l’étudiant, de l’émission périodique des relevés de notes officiels, des listes officielles d’étudiants, de l’étude des demandes et des recommandations d’équivalence et de leur sanction, de la transmission des parchemins aux diplômés et de la conservation du dossier universitaire des étudiants inactifs.

Elle exerce une fonction d’information et de communication avec les étudiants et les responsables de programmes concernant l’organisation des séances d’inscription et des trimestres d’enseignement, en diffusant l’information officielle véhiculée par les calendriers universitaires, la convocation aux inscriptions, les horaires de cours. Cette unité interprète les règlements relatifs aux régimes des études et au dossier étudiant et en assure l’application.

Services administratifs

Cette unité assure l’interface directe avec la clientèle étudiante et les organismes externes, apporte le support opérationnel et informatique auprès des autres divisions du Registrariat, assume la responsabilité du site Web, du mobile UQAM portail étudiant et des services Web afférents.

Elle est organisée en trois sous-divisions : le service à la clientèle, le soutien aux opérations et les systèmes d’information.

Service à la clientèle

  • Chargé de gestion : Vacant

Cette sous-division a pour principale mission la coordination des services offerts aux candidats et aux étudiants à ses comptoirs de services, au téléphone et par courriel.

Le service à la clientèle se charge également de la gestion des documents identitaires des étudiants.

Service de soutien aux opérations

Cette sous-division assure le soutien logistique de toutes les opérations du Registrariat. À l’exception du matériel informatique, elle voit à la commande, à la réception, au classement et à l’expédition de tout le matériel nécessaire au travail du Registrariat. Elle est aussi responsable de la salle des dossiers actifs dès leurs création jusqu’à leur archivage.

Systèmes d’information

Cette sous-division travaille au développement des systèmes d’information relatifs à la gestion des études à l’UQAM. Ces systèmes sont destinés aux étudiants, aux personnels enseignants et non enseignants. Elle a aussi la responsabilité d’assurer, conjointement avec le Service de l’informatique, l’exploitation des systèmes existants d’information et de gestion des études.